След като прочетете тази статия ще знаете :

Изходна теза:

Доброто познаване и безупречното изпълнение на мероприятията предхождащи обсъжданията по същността на проблема са предпоставка за успешно протичане на преговорите.

Разположение на участниците в преговорите

Основни препоръки за създаване на психологически комфорт:

-  да не се допуска неравенство между страните;

-  гърбовете на преговарящите да не бъдат към открити пространства, врати и прозорци /особено на първия етаж/, а към стена;

-  основните преговарящи да седят един до друг;

-  да не се сяда един срещу друг, а на едно място в страни;

-  главите на делегациите да бъдат на еднакво разстояние от входната врата и помощната маса и др.

Разположение на двама преговарящи в режим “насаме” в офис със стандартна правоъгълна маса:

-  ъглово разположение. Характерно е за хора заети с дружеска беседа. Предоставя възможности за добър зрителен контакт и жестикулация;

-  от едната страна на масата. Много удачно е за обсъждане и изработка на общи решения;

-  от двете страни на масата един срещу друг. Това е позиция на противопоставяне и защита на собствена територия;

-  от двете страни на масата с изместване от центъра в крайни противоположни посоки. Типично е за лица, които не желаят да контактуват един с друг.

Форма на масата за преговори

-  квадратна. Способства за създаване на отношения на съперничество между хора равни по положение. Препоръчва се само за кратки делови беседи или за подчертаване на субординация;

-  кръгла. Създава атмосфера на неофициалност и непринуденост. Подходяща е за хора с еднакъв социален статус;

-  правоъгълна. При среща на хора с еднакъв социален статус, за главно се приема местото срещу вратата.

Регламент на преговорите

Смислови части:

-  преамбюл. Представлява констатация за общите или близките цели в преговорите. При значимо разминаване във възгледите се изготвя общ меморандум, в който се декларира желанието да се намерят пътища за постигане на съгласие;

-  съглашение относно участниците. Договаря се нивото на представителство в преговорите. Нерядко персонално се уточняват участниците и се решава въпроса за привличането на експерти;

-  срокове за провеждане на преговорите. Определят се когато е събрана цялата необходима за обсъждане на предмета на преговорите информация. Времето на провеждане се съгласува с всички участници в преговорния процес;

-  формулиране на санкциите. Предпазват от евентуално нарушаване на преговорния процес. Могат да бъдат мерки от правов, дисциплинарен, икономически и друг характер;

-  диспозиция: съгласуване на мястото и времето на преговорите. Постоянна диспозиция може да квалифицира преговорите като непрекъсваем процес във времето и пространството, а променлива диспозиция може да регламентира преговорите в няколко рунда с изменение или не на мястото им;

-  процедурни правила. Те са средство за управление на преговорния процес. Формулирането на правила позволява да се предвидят и избегнат деструктивните моменти, които могат да възникнат в хода на обсъжданията;

-  договореност за степента на публичност. Включва взаимни задължения за даване или не на интервюта за СМИ до или след приключване на преговорите със или без съгласието на другата страна. Регламентира също така характера на евентуални съвместни комюникета и пресконференции.

Съгласуване на дневния ред

-    започва се от определяне на главната тема на преговорите и след това се съгласуват другите важни въпроси за обсъждане;

-    след това всички интересуващи страните теми и въпроси се подреждат в логична последователност;

-    внася се окончателно предложение за темите и реда им на обсъждане;

-    след приемането му в оперативен порядък се уточнява кои точки от дневния ред следва да се разгледат обстойно и на кои да се отдели по-малко внимание.

Определяне на общите интереси

Те са основно цел на началния етап на преговорите.

Главното в случая е да се получи колкото е възможно повече информация за фактите интересуващи двете страни, техните гледни точки и решимост за отстояване на изходните позиции.

Много е важно своевременно да се постави под контрол своеобразната игра на превъзходство, за да не прерасне във взаимно противопоставяне.

За бързото намиране на общи интереси много полезна може да бъде т.нар. “тристепенна интерпретация на проблема”:

- как аз виждам проблема;

- как го възприема партньора ми;

- как изглежда той в очите на околните.

Пакети с предложения

След като е приет дневния ред и са уточнени общите интереси много важно е да се формулират основните идеи очертаващи вероятните пътища за реализиране потребностите на двете страни. Възможните взаимни предложения на страните се наричат пакети с предложения.

В тях трябва:

-  ясно да е очертана позицията на страната по всички аспекти на обсъждания въпрос /обосновка обикновено не се прави/;

-  да са изложени принципните и второстепенните претенции към противоположната страна;

-  да се съдържат експертни оценки характеризиращи предложенията;

-  да се предложат проекти или разчети на възможни варианти на решения, като акцента пада върху предпочитаните.

Преговорите започнати с представяне на пакети с предложения по своята същност представляват провеждане на предварителен рунд от консултации. Те най-общо позволяват да се преценят изходните позиции и да се апробират едни или други идеи.

От психологическа гледна точка препоръчително е още на този етап: първо - да се оттеглят тези пунктове от пакета с предложения, които от една страна не нанасят ущърб на собствената позиция, а от друга – разединяват партньорите;

второ – да се търси сближаване на заявените изходни позиции. За случая могат да се използват различни средства, но най-често прилаганите са: постепенно убеждаване на партньора, че ги обединява една и съща цел, а ги разделя единствено различната представа за достигането й; наблягане в хода на обсъжданията върху това, което сближава позициите на страните.

Начало на беседата

Задачите на този етап са:

- да се установи контакт с партньора;

- да се създаде работна атмосфера;

- да се привлече вниманието на партньора към предстоящото обсъждане.

Поведение в началото на беседата

От психологическа гледна точка препоръчително е:

-  да се постараете да изглеждате добре, но не прекалено. Нека другата страна се почувства малко над Вас;

-  да се демонстрира стил /Бъдете себе си. Проявете се като ярка индивидуалност. Вие сте на този свят не за да повтаряте направеното от някой преди вас./;

-  да се подходи към партньора с искрена доброжелателна и леко сдържана усмивка;

-  ясно и точно да се произнасят титлите, званията, научните степени и пълното име на партньора и да не се допуска в последствие обезличена форма на общуване с него;

-  да се избягват извинения, суетност, признаци на раболепничене и др. пред отсрещната страна;

-  да не се допуска каквото и да било проявление на неуважение или пренебрежение към събеседника;

-  в първите минути на беседата да не се оказва натиск на партньора заставящ го да заеме отбранителна позиция;

-  за разреждане на първоначалното напрежение и установяване на непринудени лични контакти приемливо е да се използват комплименти, анекдоти и други не пиперливи шеги;

-  по-добре е да се покажете неосведомени, отколкото прекалено проницателни. Научете се да използвате следните изрази: “Не зная.”, “Не разбирам.”, “Бихте ли повторили малко по-бавно!”;

-  да се зададат на партньора няколко леки въпроса даващи му възможност да прояви своето остроумие и находчивост;

-  да не се забравя психологическото правило, че при установяване на контакт 55% от впечатленията, които се придобиват за отсрещната страна се дължат на това какво се вижда в нея, 38% - как тя слуша и едва 7% - какво казва;

-  да се вярва в добрия изход на преговорите;

-  да се обърне особено внимание за създаване и утвърждаване на добро впечатление в отсрещната страна.

За създаване на добро впечатление е необходимо:

- да се държи и говори уверено;

- да се проявява твърдост и настойчивост;

- да се търси разбирателство.

Попитайте себе си :

1.   В състояние ли сте да опишете какви са поведенческите проявления на своеобразната игра на превъзходство, която си позволяват някои участници в началото на преговорите?

2.   Бихте ли могли да разширите набора от  психологически техники за скъсяване на междуличностната дистанция в началото на преговорите?

3.   Какви други психологически похвати Ви са познати за създаване на добро впечатление?